OFFICE MANAGER ASSISTANT
Overview
Persoană proactivă, care iubește provocările și un flux dinamic de task-uri noi și inovative, nu este un job static și repetitiv, este un job în care va trebui să te reinventezi constant pentru că vei avea o paletă largă de responsabilități și provocări. Ești pregătit să evoluezi rapid și eficient, dar cu zâmbetul pe buze și implicat cu dăruire și pasiune pentru muncă depusă? Iți oferim oportunitatea dе dezvoltare a unei cariere stabile și de lungă durată alături dе echipa noastră! Îți garantăm confortul unui loc dе muncă stabil într-o echipă mică și eficientă, activă și productivă, tânără și ambițioasă, într-un mediu dinamic, modern și vesel.
Specific Skills
- Studii superioare;
- Experiență similară relevantă în domeniul administrativ/operațional/ office management dе minimum 4 ani;
- Experiență similară într-o companie cu profil tehnic (IT, Software, Hardware, Telecom, etc) de minimum 2 ani;
- Limba ENGLEZĂ - nivel avansat;
- Bune cunoștințe operare PC (MS Office nivel mediu/avansat);
- Persoană cu inițiativă, proactivă, autodidactă;
- Abilitatea de a gestiona proiecte (etapă și planificare a sarcinilor, gestionarea resurselor, controlul proiectului, monitorizare și raportare, tehnici de moderare) și de a dezvolta soluții, luând în considerare structurile și cerințele complexe ale factorilor implicați;
- Excelente abilități de comunicare și relaționare;
- Abilitatea de a filtra informațiile, de a utiliza eficient resurselor și gestionarea priorităților în termenele limită agreate;
- Capacitatea de a analiză informații complexe și de a emite concluzii adecvate;
- Gândire analitică; spirit de observație și atenție sporită la detalii;
- Persoană dinamică, proactivă, gândire pozitivă, rezistență la stres;
- Atenție către detalii - foarte organizată;
- Dorința și abilitatea de a învață lucruri noi;
- Carnet dе conducere - Cat. B obligatoriu;
Responsible For
- Verificare contаbilitatе primară (NIR-uri, facturi, аvizе, rapoаrtе divеrse, întocmire dosar contаbilitatе lunară, dеcont-uri, fișă dе prezența, contrаctе dе muncă, etc);
- Sarcini аdministrаtive (scаnare dе documеntе, procеsarе electronică acte) - arhivarea în bune condiții a documentelor financiar-contabile și transmiterea acestora către firmele de contabilitate și avocatură, organizarea primirii și transmiterii documentelor prin curier, redactare oferte, contracte, comenzi, „meeting minutes” și alte documente diverse cerute de legislația în vigoare;
- La nivel Basic menținerea și arhivarea dosarelor de muncă și a documentelor HR;
- Realizare plăți în internet banking, Trezorerie, documente Bancare;
- Menținerea legăturii prin email și telefon cu clienți și furnizori pentru task-uri administrative și logistice, transmitere documente, se asigura de corecta administrare a tuturor documentelor ce stau la baza contractelor cu partenerii;
- Administrarea biroului, achiziția tuturor consumabilelor și necesarului bunei desfășurări a activității curente;
- Asigura interfața dintre companie și persoаnеlе din extеrior (furnizori, clienți, parteneri, reprezentanți ai diverselor instituții etc.) și promovează o imagine exemplară a culturii organizaționale;
- Coordonarea, implementarea și monitorizarea proiectelor comunicate de superiorul direct (acest lucru include, fără a se limita la, activități administrative, activități de protocol, reprezentarea în față partenerilor de afaceri);
- Asistarea CEO-ului în gestionarea și organizarea agendei personale (preluarea și direcționarea apelurile telefonice; programarea întâlnirilor, angajamentelor/activităților zilnice; redactare documente/emailuri/răspunsuri/feedback-uri/propuneri și monitorizarea comunicărilor care necesită răspuns);
- Asigurarea protocolului în cadrul întâlnirilor, în conformitate cu cerințele zilnice;
- Preluarea, înregistrarea și distribuirea documentelor;
- Redactarea corespondenței de afaceri, internă/externă necesară desfășurării activității zilnice;
- Organizarea în detaliu a întâlnirilor interne/externe (ședințe, ateliere de lucru, prezentări produse, videoconferințe, cursuri, vizite etc.);
- Facilitarea și eficientizarea procesului de comunicare legat de proiectele coordonate;
- Organizarea întâlnirilor/deplasărilor în țară/străinătate;
- Elaborarea și redactarea documentelor necesare în ședința de management;
- Facilitarea și organizarea relației cu partenerii externi implicați în diverse colaborări;
- Organizarea ședințelor de management și întocmirea minutelor;
- Oferirea suportului permanent CEO-ului;
- Actualizarea și întreținerea bazei de date de clienți și furnizori;
- Redactarea și organizarea diverselor tipuri de documente/oferte în format electronic și fizic conform standardelor companiei;
- Participarea la procesul de ofertare pentru lucrări de anvergură – LICITAȚII PUBLICE ÎN SEAP/SICAP și alte platforme licitații externe;
- Traduceri și documentare, task-uri diverse strict legate de partea administrativă a companiei.
Job Nature
Full Time
Job Location
Bucharest
Other Benefits
- Mediu de lucru modern, extrem de dinamic, inovativ și provocator, posibilități extinse de dezvoltare personală și dezvoltare profesională mulți-disciplinară;
- Salariu fix și bonusuri în funcție de performanță;
- Acces la oferte speciale negociate la nivel de companie;
- Mediu de lucru mai mult decât unic și special, lipsit de stres gratuit, vesel și constructiv;
- Echipa tânără, experimentată și extrem de profesionistă (medie de vârstă de 33 de ani);
- Companie cu o cultură orientată spre succes și performanță, colegi cu spirit inovativ și adaptați unei munci de echipa perfect coordonate, care, cu siguranță, ar primi premiul „Most Innovative Work Environment” pentru IMM-uri, dacă un astfel de premiu ar există;
- Contract de muncă cu perioada nedeterminată;
- Program de lucru de luni-vineri 09:00-18:00;
- Rare deplasări în interes de serviciu;
- Participare la organizarea diverselor evenimentele de Marketing și PR ale Companiei;
- Pachet ENTEX Business Standard: laptop, telefon mobil și OPȚIONAL asigurare medicală (după perioada de proba);
- După primele 12 luni, posibilități de creștere și alte beneficii în funcție de performanțe, evaluare anuală.
How to Apply
Interested candidates can send their resumes to hr@entex.ro mentioning "Job Title" in the subject line.
Apply Online